GSuite e Office 365: tutte le possibilità di coabitazione

Quando a dicembre del 2019 ho pubblicato questo articolo, Utilizzare Office 365 con il tuo account GSuite, lo scopo era quello di fornire agli insegnanti la possibilità di usufruire gratuitamente dei migliori strumenti software, di poter scegliere in completa libertà senza essere limitati da scelte di campo. Non avrei mai pensato che questo sarebbe stato l’articolo più letto del mio blog, evidentemente la possibilità di espandere la borsa degli attrezzi del docente è una esigenza molto sentita.

Poi è arrivato il COVID-19, la pandemia, il lockdown. Il ritorno a scuola. E molte scuole si sono accorte che questa possibilità non poteva essere lasciata all’iniziativa personale di qualche docente, ma che poteva invece diventare una scelta di sistema. Ma gestire due piattaforme può diventare complicato e a questa esigenza ha risposto il bravissimo collega Lorenzo Redaelli che ha pubblicato una dettagliata guida alla configurazione del Single Sign On (SSO) tra le due piattaforme, in modo che le app di Office 365 siano accessibili agli utenti GSuite con il loro account, senza dover creare un altro account da parte dell’amministratore. Questa soluzione non è semplicissima da implementare, ma una volta impostato il tutto la gestione a lungo termine delle due piattaforme è molto più semplice.


Vi ricordo che Office 365 A1 è completamente gratuita per le scuole, comprende Teams che permette di fare riunioni online fino a 300 partecipanti (1000 entro la fine dell’anno), e NON include le licenze di Office da scaricare sul PC (per quelle serve la versione A3 che è a pagamento) ma solo le app online. Con la licenza A1 è possibile scaricare Teams e OneNote su tutte le piattaforme e le app Office, Word, Excel e Powerpoint gratuitamente sugli smartphone e sui tablet più piccoli di 10.1″ (i nuovi iPad sono troppo grandi).


In questo post vorrei indicare tutti i modi in cui è possibile far coesistere le due piattaforme, in modo da permettere anche a chi non ha le competenze tecnologiche per impostare il SSO di poter comunque procedere. In ordine di difficoltà (o almeno ci provo). La prima attivazione di Office 365 for Education va fatta sempre da questo indirizzo.

1. Attivare Office 365 senza dominio personalizzato

Al momento dell’attivazione della piattaforma, Microsoft crea un dominio personalizzato del tipo scuola.onmicrosoft.com. Se prima della scadenza del periodo di prova (attualmente di 6 mesi) confermate lo status di istituto scolastico (vedi le indicazioni fondo al post), la piattaforma diventa senza scadenza e con licenze illimitate e il dominio rimane di proprietà della scuola. In questo modo GSuite e Office 365 saranno entrambe attive e completamente indipendenti, ma a lungo termine dovrete creare gli utenti su entrambe le piattaforme. Ogni utente avrà anche due caselle di posta separate.

2. Attivare Office 365 su un dominio diverso da GSuite

Vale tutto quanto detto nel punto 1, unica differenza è che prima di richiedere l’EDU Tag dovrete agganciare Office al dominio scelto. Usare un dominio personalizzato è più professionale e non vi costringe ad utilizzare un dominio di microsoft (onmicrosoft).

3. Attivare Office 365 sullo stesso dominio di GSuite (ma senza SSO)

È possibile attivare Office 365 sullo stesso dominio che già usate per GSuite. Dopo avere attivato la piattaforma, è possibile velocizzare l’assegnazione dell’EDU Tag agganciando il dominio edu.it ad Office 365. Se il dominio è già usato per GSuite sarà sufficiente non aggiungere il record MX al momento di configurare i DNS, oppure configurarlo con una priorità inferiore. In questo modo gli utenti potranno avere lo stesso nome utente su entrambe le piattaforme, ma diversa password, perché senza SSO le credenziali saranno diverse. Le piattaforme rimangono indipendenti, potreste creare determinati utenti solo su Office o solo su GSuite. Inoltre, gli utenti non riceveranno la posta elettronica su Outlook, ma solo su Gmail (o viceversa, dipende da come avete configurato le priorità dei record MX).

4. Attivare Office 365 self-service con l’account GSuite

Se siete fortunati (non funziona con tutti i domini di GSuite) potete usare la procedura che ho già spiegato nel precedente post. Insegnanti e studenti possono iscriversi autonomamente a Office 365 for Education dall’indirizzo seguente con il loro account di GSuite e iniziare ad usare le app di Office 365. Per gestire correttamente la piattaforma è consigliabile che chi gestisce GSuite diventi amministratore anche della piattaforma Office 365 (dimostrando di essere proprietario del dominio).

nota: il sistema invierà sulla casella mail di GSuite un codice di attivazione. Per abilitare questa modalità di accesso self-service gli studenti devono essere abilitati a ricevere mail dall’esterno o almeno dall’indirizzo support@email.microsoftonline.com

5. Single Sign On

Come ho scritto prima, strada più complicata all’inizio, ma di migliore gestione a lungo termine. Questa possibilità implica che una delle due piattaforme sia quella in cui creiamo gli utenti, mentre sull’altra gli utenti vengono sincronizzati automaticamente. La guida di Lorenzo indica bene come procedere se la scuola ha già attivato GSuite e creato le utenze e successivamente attiva Office 365. La trovate qui


Ottenere l’EDU Tag

Per confermare lo status di istituto scolastico occorre richiedere l’EDU Tag, creando una nuova richiesta al supporto tecnico dal pannello di amministrazione.


Per conoscere una community di insegnati che usano Office 365, iscriviti al gruppo FB Office 365 per la scuola

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